2 de julho de 2022
Eliana de Morais

Como promover um bom networking em eventos


Quer ampliar sua rede de contatos? Então, compareça a eventos corporativos! Não é à toa que todo mundo já ouviu um conselho parecido com esse. Afinal, em tais oportunidades, é possível encontrar clientes, fornecedores, parceiros e colegas de trabalho, ampliando o networking de forma qualificada em pouco tempo.
Mas você sabia que os organizadores de eventos também podem dar uma mãozinha para estimular conversas produtivas e promissoras entre os convidados?
Neste post, vamos mostrar como a organização pode promover o networking em eventos e garantir que esse aspecto do encontro corporativo também seja considerado um sucesso. Confira!
Comece pelas redes sociais
Você pode começar a estimular o networking antes mesmo da data marcada. Para isso, a melhor dica é usar as redes sociais.
Crie um evento para divulgar o encontro profissional no Facebook, por exemplo, e aproveite para abrir a página de discussões aos convidados. Assim, todos já conseguem visualizar quem serão os presentes e identificar interesses em comum.
Lembre-se de estimular a interação entre os convidados no meio virtual, compartilhando materiais alinhados com os objetivos do evento e incentivando comentários e opiniões a partir de perguntas instigantes.
Só tenha atenção ao bom-senso. Fazer nas postagens a marcação de perfis dos participantes, por exemplo, pode ser considerada uma ação invasiva e causar justamente o efeito contrário, distanciando os convidados.
Cheque todos os recursos necessários
Um evento memorável deve proporcionar experiências positivas a todos os envolvidos. Por isso, é fundamental entrar em contato com quem vai apresentar trabalhos, realizar atividades ou expor produtos específicos. Assim, você consegue providenciar os recursos necessários para o bom andamento da programação.
Anotar as informações é crucial para evitar o esquecimento de algum item exigido. Faça isso de modo a compor uma lista para a checagem dos equipamentos e aparelhos, como caixas de som, microfones, data show, flip chart, computador etc. No local do evento, avalie as voltagens e verifique o funcionamento de tudo.
Alguns profissionais podem ter a intenção de realizar dinâmicas que demandam espaços e estruturas específicas. Nesses casos, vale obter detalhes sobre a atividade para encontrar a melhor disposição dos móveis ou adquirir peças complementares.
Esses cuidados vão garantir que todos os convidados fiquem confortáveis, sem contar que ninguém precisará perder tempo no início do encontro para fazer adaptações. Em outras palavras, o ambiente estará totalmente voltado à interação e pronto para novos diálogos.
Planeje a distribuição de mesas e assentos
Estimular o networking em eventos também passa por um planejamento logístico. Nos encontros em que os convidados ficam acomodados em mesas ou dispostos em fileiras de cadeiras (como em palestras), vale a pena dedicar um tempinho à destinação correta de lugares.
Aqui a dica é simples e eficiente. Aproxime convidados que você julga que terão mais afinidades ou interesses em comum.
Vizinhos de mesa têm mais possibilidade de entrar em contato uns com os outros de maneira orgânica. Mas cuidado, pois também é importante que os convidados estejam próximos de pessoas conhecidas. Um pequeno grupo de colegas serve como rede de apoio e ajuda a todos a se sentirem mais seguros para interagir com pessoas de outros grupos.
Mantenha um layout aberto
Outra questão espacial que definitivamente faz a diferença no networking em eventos diz respeito à mobilidade. É importante que os convidados se sintam motivados a transitar pelo local de maneira livre e, assim, aumentar as chances de interagir com mais pessoas.
Muitas vezes um profissional tem interesse em conversar com outro e, devido a alguma situação específica, não consegue estabelecer contato de imediato. Nesses casos, ter a opção de circular por diferentes ambientes é importante para ninguém desistir da abordagem e possibilitar a interação com outros grupos.
O segredo, portanto, está em um layout limpo e funcional. Evite entulhar demais o espaço do evento com várias mesas ou balcões.
Em vez disso, aposte em corredores largos e crie áreas abertas onde as pessoas possam se reunir em pequenos grupos de conversa, sem que isso afete de maneira negativa a circulação no ambiente.
Dedique tempo de palco a apresentações
Os anfitriões e mestres de cerimônias são figuras-chave para estimular interações produtivas. Durante a apresentação do evento ou mesmo no final de uma palestra ou workshop, esses profissionais podem agradecer e anunciar a presença de alguns convidados.
Dessa forma, todos os presentes conseguem entender quem são os demais participantes, de que áreas ou empresas eles vieram e quais são seus interesses em comum.
É importante que isso seja feito de forma sutil e, ao mesmo tempo, deixando claro que os presentes podem desfrutar de um momento ideal para se dedicar ao networking.
Explique, ainda, que momentos livres foram planejados para permitir a conversa direta entre os convidados, seja em um coffee break ou em um momento mais descontraído de entretenimento. Assim, os presentes não vão apenas assistir a uma palestra e ir embora, mas aguardarão o momento certo para encontrar aquele cliente ou investidor especial, bater um papo e trocar cartões.
Adicione atividades interativas
Vamos ser claros: ninguém quer ir a um evento corporativo e ficar apenas sentado ouvindo alguém falar sobre determinado produto, serviço ou uma novidade implementada pela empresa.
As pessoas querem sentir que realmente participam do sucesso daquele evento. Querem, portanto, meios de interação tanto com a empresa quanto com os demais convidados.
Aqui no blog já demos algumas dicas para tornar seu evento mais interativo e, assim, garantir a satisfação dos convidados e melhorar a imagem da própria empresa.
O melhor é que também vale usar esses truques para estimular o networking! Isso pode ser feito com propostas de brincadeiras e jogos realizados em grupo, proporcionando momentos de entretenimento em que os convidados se sintam livres para conversar de maneira natural.
Vale apostar em shows de bandas, peças de teatro interativas e exposição de trabalhos (pinturas, esculturas, artesanato) que possam atrair a atenção das pessoas e incentivar a troca de opiniões sobre as obras. Outra opção é investir em equipamentos que estimulem o contato entre os presentes, como cabines de fotos.
Disponibilize materiais relevantes
Considere disponibilizar elementos de apoio aos espectadores e palestrantes do evento. Ainda que geralmente as pessoas tenham seus próprios celulares, tablets e notebooks, há quem não abra mão do papel para anotar dados de novos contatos ou registrar informações obtidas no local.
Por esse motivo, é interessante oferecer materiais simples, como blocos de anotações e canetas. Algumas empresas fornecem pastas com folhas em branco e outros itens impressos, a exemplo dos flyers e folders.
Esses são úteis para apresentar detalhes da programação e os horários das atividades.
Reservar um local para que os convidados exponham seus produtos também contribui para melhorar o networking em eventos.
Afinal, quem tem algo para divulgar ou comercializar pode tirar proveito do espaço e das pessoas para isso. A exposição de livros, degustação de alimentos, experimentação de artigos personalizados e até novidades tecnológicas costumam render bons negócios — e diálogos produtivos — entre profissionais.
Conte com o apoio de facilitadores
A concentração de várias pessoas desconhecidas e de diferentes regiões pode dificultar a interação, principalmente quando o evento é bastante abrangente.
Nessas situações, é comum que alguns profissionais se reúnam com colegas já conhecidos, com os quais têm maior afinidade e podem iniciar uma conversa.
O problema é que o objetivo do evento corporativo se perde quando isso acontece. Afinal, é esperado que os convidados se misturem e troquem experiências com novos grupos. Para ajudar na interação, você tem a opção de contar com o trabalho de facilitadores, que podem ser pessoas contratadas ou os próprios organizadores do encontro.
Os indivíduos destinados a atuar como facilitadores podem ajudar a quebrar o gelo, chamando diferentes profissionais para um grupo de conversa e estimulando o diálogo. Além disso, podem propor atividades dinâmicas e perguntar o que cada participante está achando do evento.
Adote ferramentas tecnológicas
A tecnologia facilita a vida das pessoas e é essencial para as empresas. Em se tratando da organização de eventos, temos uma ótima notícia Já existem plataformas integradas que permitem concentrar todos os dados das pessoas que participam de circuitos de palestras, feiras e congressos.
Os desenvolvedores dessas ferramentas partem da ideia de que estar presente no local de realização do evento não basta.
É preciso se conectar de diversas maneiras, incluindo o meio digital com os dispositivos móveis. Nesse sentido, os apps específicos surgem para garantir uma conexão mais rápida, prática e efetiva entre os convidados.
Com um aplicativo, a equipe organizadora consegue agilizar processos e proporcionar uma experiência mais interessante ao público.
Antes do encontro, porém, é importante disponibilizar o download da ferramenta no espaço (site ou rede social) de divulgação do evento. Desse modo, todas as pessoas estarão preparadas para fazer novas conexões.
Organize coffee breaks
Tudo que é novidade pode se tornar motivo para iniciar uma conversa, inclusive a comida. Por isso, é legal pensar em coffee breaks que tragam cardápios criativos e diferenciados. Não precisa ser algo muito elaborado. O importante é trazer novas opções e despertar a curiosidade das pessoas presentes.
Um evento realizado em uma cidade específica pode incluir pausas para um café acompanhado de quitutes típicos da região.
Outra opção é avaliar o perfil do público e apostar em produtos diferentes, que tragam novos aromas e sabores. As pessoas com certeza vão misturar assuntos de negócio com percepções sobre o que estão experimentando.
Para melhorar o networking em eventos durante o coffee break, é interessante que as pausas durem em torno de 15 a 20 minutos. É um período confortável para que os convidados descansem, reorganizem suas ideias e não desviem do foco principal, que é estabelecer contatos e trocar conhecimentos.
Apresente os convidados
Não são apenas aquelas ações de entretenimento mais ruidosas que ajudam os convidados a ampliar sua rede de contatos. Também é possível fazer isso de maneira mais discreta e tradicional.
Em uma recepção, anfitriões, mestres de cerimônias e participantes do staff podem simplesmente apostar na apresentação direta dos convidados!
Afinal, essas pessoas conhecem todos os presentes e têm ao menos uma ideia de seus interesses, sendo, portanto, capazes de aproximar duplas ou grupos que realmente ganharão com essa apresentação. A estratégia ajuda principalmente os indivíduos mais tímidos ou que encontram dificuldades para fazer o primeiro contato.
Para colocar em prática, tente algo como: “Senhor, gostaria de apresentar nosso analista de TI, responsável pela manutenção da Empresa X, que atua na mesma área que a sua”. Esse tipo de introdução, simples e discreta, já direciona a interação entre os convidados. Também pode ser uma maneira de descontrair e atrair a atenção do público antes de abordar assuntos mais sérios.
Continue mesmo depois do evento
As atividades de um evento corporativo não precisam se encerrar assim que ele termina. Os organizadores já sabem que é preciso dar continuidade ao relacionamento pós-evento para garantir a manutenção do seu impacto e estimular o retorno dos convidados. Também podem ser tomadas atitudes que ampliem a capacidade de networking dos participantes.
Manter o acontecimento nas redes sociais é uma boa maneira de conservar um canal de comunicação aberto para quem esteve presente.
A concentração de todas as pessoas dentro de um grupo ou evento do Facebook, por exemplo, possibilita a troca de informações e conteúdos entre os profissionais.
Além disso, o mailing dos participantes com informações como nome, telefone ou e-mail também pode ser disponibilizado pelos organizadores no grupo, desde que isso seja previamente autorizado pelos convidados. Para muitos, pode ser a última oportunidade de obter um contato importante que não havia sido salvo na agenda.
Após ter tudo definido, não esqueça de montar um questionário de satisfação para distribuir a quem compareceu. Trata-se de uma ferramenta importante para obter percepções e diferentes pontos de vista dos convidados.
Com base nas informações coletadas, que podem ser críticas e elogios, você consegue aprimorar a organização dos próximos encontros e garantir que o networking em eventos seja sempre satisfatório.
Fonte: www.copastur.com.br

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