Pré-produção de eventos corporativos


A produção de eventos corporativos move uma série de mercados, desde segurança ao fornecimento de bolos confeitados. Porém, antes mesmo de pensar em quantos convidados a ocasião irá comportar, há uma fase de pré-produção da qual, normalmente, os setores de RH e marketing se encarregam e que ainda geram muitas dúvidas.
Quer tornar a produção de seu evento mais eficiente? É melhor se atentar para a etapa de pré-produção! Confira, a seguir, o que considerar nessa fase de seu projeto e algumas dicas para se sobressair.
Dicas para a pré-produção de eventos corporativos
Alguns cuidados prévios facilitam o planejamento do evento e o gerenciamento das equipes e informações. Acompanhe nossas dicas!
1. Estabeleça objetivos
Antes de iniciar a organização de seu evento, é essencial que você tenha objetivos claros em mente.
Procure, portanto, responder às seguintes perguntas:
onde sua empresa deseja chegar com esse evento?
quem serão os participantes? Quais são as necessidades?
os interesses dos diferentes públicos convergem?
como você pode surpreender as expectativas de seu público e dos stakeholders?
quais são os fornecedores ideais para corresponder a essas expectativas?
A partir disso, vocês podem definir temas, listar possíveis parceiros, atrações, delimitar a estrutura necessária e quais plataformas de gestão para a organização do evento são ideais, tudo isso dentro das limitações de orçamento.
2. Forme uma boa equipe
Um bom trabalho demanda uma força-tarefa preparada. Por isso, um dos primeiros passos para a produção de um evento é recrutar empresas e profissionais qualificados.
Eles precisam reunir experiência, infraestrutura, confiança, agilidade e proatividade para atender às demandas previstas e lidar com o inesperado.
3. Organize as informações em uma planilha
Após conversar com gestores e stakeholders sobre os objetivos de sua empresa com o evento, está na hora de compilar as informações em uma planilha ou uma plataforma de gerenciamento. Lá, reúna informações como:
objetivo do evento;
nicho;
público-alvo;
orçamento disponível;
equipe responsável;
divulgação, entre outros.
A planilha é indicada por facilitar a visualização total de todas as informações básicas do evento. Esse documento permite que os colaboradores não se desalinhem e facilita a conversa com parceiros e fornecedores.
4. Tenha atenção às “burocracias”
Todas as transações e parcerias firmadas por sua empresa para a organização do evento necessitarão de documentação. Por isso, especialistas indicam que você liste as possíveis burocracias que precisam ser organizadas, como autorizações e contratos.
Elas levam tempo para serem examinadas e nem sempre atendem aos prazos planejados. Por isso, é essencial que você trabalhe com fornecedores e empresas de experiência reconhecida. Além disso, dependendo do tipo e tamanho do evento, operar com uma antecedência de 6 meses garante tempo para lidar com estes pequenos gargalos de documentação.
5. Planeje suas ações de comunicação
A comunicação de seu evento também necessita de planejamento e recursos que levam tempo para serem preparados. No setor de eventos corporativos, uma das maiores tendências é a interatividade entre marcas e público-alvo, o que demanda a produção de vídeos, aplicativos, transmissões ao vivo, totens e outros.
Para isso, é importante que você conte com profissionais capacitados, escute o seu público com pesquisas e dados coletados em ouvidorias e então desenvolva peças de comunicação à altura, capazes não só de ir de encontro a como também de superar essas expectativas.
Há uma série de estratégias já consolidadas e que fazem sucesso com o público. Você pode, por exemplo, reunir todas as informações de seu evento em um hotsite leve e dinâmico que reúna informações como:
objetivos do evento;
apresentação do tema;
lista de expositores e participantes;
campo de inscrições;
mapa;
indicações de como chegar ao local (de transporte particular e privado);
programação;
dados sobre o estacionamento;
currículo de palestrantes;
compra de ingressos, entre outros.
Lembre-se de que esse site será a vitrine do seu evento. Para o caso de orçamento apertado, você pode fazer conteúdos especiais no blog, nas redes sociais e para o mailing da empresa. É essencial que, mesmo nesses casos, a identidade visual do evento esteja bem representada e que as informações listadas acima estejam presentes.
Outro aspecto importante é que este conteúdo seja mobile friendly. Afinal, o acesso à internet por dispositivos móveis dobrou nos últimos anos, segundo a pesquisa TIC Domicílios, divulgada pela Agência EBC.
6. Analise como suas tarefas podem ser otimizadas com a tecnologia
A tecnologia oferece uma série de recursos para otimizar a organização de seu evento, melhorar o armazenamento e o gerenciamento de dados, criar experiências interessantes para os frequentadores do evento e conectar os diferentes agentes envolvidos no processo.
Um aplicativo, como indicamos no tópico anterior, pode ser um diferencial para a sua estratégia, mas é importante também pensar em como esses recursos podem ajudá-lo nos bastidores. Cogite adotar sistemas de CRM e plataformas criadas por empresas especializadas.
7. Monte o cronograma
Agora que você já levantou todas as informações necessárias e contactou os profissionais certos para analisar condições de contratos e de pagamentos, está na hora de montar um cronograma para ser seguido à risca. Nele, inclua um prazo para receber os feedbacks dos participantes e montar um relatório de resultados.
Aqui, inclua as variáveis implicadas na produção do evento. Contar com a ajuda de pessoas experientes pode ajudar no estabelecimento de prazos realistas.
A produção de eventos corporativos envolve o estabelecimento de objetivos, metas, orçamento, datas, identidade visual, estratégias de comunicação, sinalização e atrações que se alinhem com o propósito da empresa na ocasião.
Esse planejamento estratégico, característico da pré-produção de eventos,impede que riscos passem batidos e garante que as informações sejam bem gerenciadas.
Com um olhar mais atento à pré-produção de seu evento, a produção e a pós-produção ficam muito mais fáceis, dado que os processos ficam encaminhados.
Fonte: www.copastur.com.br

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