Dicas para organizar eventos corporativos de fim de ano

Meses como novembro e dezembro são propícios para a realização de encontros focados em celebrar todos os trabalhos realizados nas empresas. Isso explica por que os eventos corporativos de fim de ano são tão especiais e merecem um lugar reservado na agenda de qualquer organização.
No entanto, assim como faria com outras iniciativas, você precisa pensar nos detalhes, considerar o orçamento disponível, buscar opiniões e planejar cada etapa para que a programação saia como o esperado.
Quer saber como atingir esse objetivo? Acompanhe o nosso post e veja os passos necessários para garantir um evento de sucesso!
Descubra o que o público deseja
Os encontros corporativos podem ter inúmeras finalidades, por isso, defina qual será a principal. Pode ser comemorar a conquista de metas, integrar novos grupos às equipes mais antigas, reconhecer o valor de um projeto desenvolvido pelos colaboradores, entre outras.
Após determinar o perfil entre tantos tipos de eventos, procure saber o que as pessoas gostariam de fazer no dia do evento. É importante que todos se sintam à vontade para opinar sobre itens como alimentação, som ambiente, decoração e demais recursos.
Essa pesquisa também pode auxiliar na determinação da melhor data e horário do evento. Como o objetivo é fazer com que o máximo de pessoas participem, vale a pena descobrir qual momento beneficia a grande maioria dos funcionários e/ou parceiros.
Se possível, pense na possibilidade de convidar amigos e familiares. Um evento mais voltado à celebração e que tenha uma atmosfera festiva pode contar com um público variado, ao passo que um encontro com fins de engajamento funciona melhor se envolver apenas as pessoas certas.
Faça as reservas com antecedência
Encontrar um local adequado para realizar eventos corporativos de fim de ano pode ser um desafio. Afinal, os dias que compreendem os últimos meses tendem a ser mais concorridos. Uma dica para evitar incômodos quanto a isso é fazer as reservas quanto antes.
Selecione pelo menos três opções distintas e faça uma visita técnica em cada ambiente. Esse processo é fundamental para descobrir se o salão conta com a estrutura necessária, tem assentos suficientes para o número de convidados e segue as normas de segurança.
Reservar com antecedência também ajudará a manter o orçamento em dia, já que alugar espaços em cima da hora pode acarretar em custos mais altos. Caso não consiga agendar a tempo, a saída é priorizar datas que têm baixa procura para eventos e dias menos conturbados.
Inove no tema do evento corporativo
Nada impede que uma palestra, um treinamento ou uma ação de lançamento termine em forma de festa de final de ano. Se o objetivo é intercalar momentos formais com atividades divertidas, você precisa pensar em uma temática que deixe o evento mais atrativo.
Muitas organizações aproveitam a véspera de Natal ou do Reveillon, por exemplo, para organizar encontros que misturem temas de interesse da empresa a atividades recreativas. É uma boa forma de variar a programação e fazer com que os participantes se envolvam do início ao fim.
Novamente, a opinião do público é importante para adequar o estilo do encontro às expectativas. Solicite indicações de temas para trabalhar durante o evento. Referências a um estilo musical, a uma época específica da história ou a um filme famoso são bons exemplos.
Independentemente da escolha, procure equilibrar a decoração e as atividades aos valores da empresa. Assim você consegue proporcionar ótimas experiências sem desvalorizar a imagem da marca que está por trás de toda a iniciativa.
Pense em atividades de interação
Quem atua dentro de uma empresa costuma ver os colegas de trabalho como amigos. Com o tempo e o convívio diário, é esperado que surjam novas amizades. O profissional responsável pelo evento deve ter isso em mente e contribuir para que boas relações sejam mantidas e reforçadas.
Uma ótima maneira de atingir esse objetivo é prever atividades interativas durante o encontro. Jogos divertidos, dinâmicas em grupo e até o tradicional amigo secreto (ou oculto) são opções que estimulam as pessoas a interagir e a se aproximar de quem ainda não conhecem.
Ações de engajamento pré-evento também são úteis na hora de atrair o interesse do público e fazer com que todos queiram comparecer ao encontro. Elas incluem o uso de uma linguagem adequada ao perfil dos convidados, divulgação da programação por meio de materiais impressos e via web, mostra dos diferenciais e de nomes importantes que estarão presentes, entre outras estratégias.
O objetivo é aguçar a curiosidade e deixar que algumas informações “escapem” antes do grande dia. Ainda assim, nada impede que determinadas atividades sejam reveladas apenas no local do evento, a fim de surpreender os participantes.
Adapte as comidas e bebidas
Um bom evento não é feito apenas de conversas e brincadeiras. Dependendo da duração, é importante pensar em serviços que forneçam alimentação adequada ao perfil do encontro. As opções vão desde cardápios elaborados até as práticas e deliciosas finger foods.
Faça uma pesquisa com diversas empresas antes de contratar o melhor tipo de buffet. Você não quer que pratos frios ou sem sabor estraguem o clima da celebração, certo? Além de conferir a qualidade da comida, pense na ordem em que cada quitute será servido.
Se houver bebidas alcoólicas, por exemplo, o ideal é oferecê-las apenas após a refeição principal. Assim, todas as pessoas estarão alimentadas e terão menos tempo para ingerir líquidos — evitando, assim, problemas com o consumo excessivo de álcool.
Nem sempre o serviço mais caro é o melhor, portanto, compare benefícios e, se possível, faça degustações. Também verifique os depoimentos deixados por outros clientes e garanta fontes confiáveis em relação à qualidade dos fornecedores do evento.
E então, conseguiu obter ideias variadas para deixar as próximas iniciativas mais interessantes? Nossa dica final é que você alie todas as práticas listadas para aumentar as chances de sucesso. Com base nelas, seus eventos corporativos de fim de ano certamente deixarão os participantes com vontade de repetir a experiência.
Fonte: www.copastur.com.br