São os noivos que definem o estilo da festa, as músicas, o ambiente, a opção do cardápio, se será almoço, jantar ou coquetel. Naturalmente eles irão desejar um ambiente festivo e agradável, que deve ser adequado para acomodar o número de convidados. A recepção dos convidados pode ser feita por um cerimonial ou recepcionistas, que irão preparar o ambiente com uma música suave até que todos tenham se acomodado.
Atualmente, tem se tornado cada vez mais comum a realização do casamento religioso no mesmo local da festa. Sem perder o caráter religioso e a emoção da entrada dos noivos, as vantagens são inúmeras que vão desde melhor comodidade para os noivos, convidados e prestadores de serviços que não precisam se locomover da igreja até o salão, mas também reduz muito os custos. Nesse caso, basta montar no local um altar decorado que deve ser retirado após a celebração.
Os noivos são os últimos a entrar no salão e devem ser recebidos com uma música especial, pré-escolhida. No decorrer da festa, o músico ou orquestra seguirá o repertório escolhido, evitando extravagâncias e respeitando o requinte do evento. Após o corte do bolo pelos noivos, deve ser executada a valsa dos noivos. A partir desse momento, a música estará mais voltada para aqueles que queiram dançar e o estilo deve ser mantido.
O casamento pela manhã é informal, portanto não exige muito luxo. O horário dispensa o uso de brilhos e joias, permite vestidos curtos e uso de chapéus. O cardápio ideal é oferecer um brunch, que inclui os itens de café da manhã com tortas, salgados e frios. Sendo próximo do meio dia, exige um almoço.
O casamento à tarde é considerado informal. Pode-se usar um pouco de brilho nas roupas de forma bem discreta. O cardápio pode ser um chá com pães e frios, um coquetel simples ou um coquetel seguido de salada e um prato quente. Sendo numa área campestre, permite um churrasco.
O casamento à noite pede mais requinte e sofisticação. Pode-se usar o brilho, joias e pede tecidos nobres. O cardápio pode ser um cocktail ou um jantar.
Cardápio
É importante ao utilizar os serviços de um Buffet, escolher um cardápio diversificado de acordo com o horário e o tempo de duração do evento. Quanto maior a duração, maior será a quantidade de comida e bebida. O usual é um coquetel servido de salgadinhos assados, folhados, fritos e frios, com um prato quente. Recepções com muitas pessoas jovens e realizadas à noite, em geral tem maior consumo de bebidas.
A mesa de doces, com bolo e bombons valoriza o evento. Pode-se montar com antecedência apenas a mesa com o bolo e servir os doces e bombons após o almoço, jantar e ao final do evento.
Contratação de buffet
O Buffet deve ser contratado por escrito discriminando as obrigações de ambas as partes e detalhando o tipo e quantidade de comida e bebida, bem como marca de bebidas, acessórios necessários, número de garçons, cozinheiras e auxiliares. O tipo de comida a ser servida e a quantidade de convidados, determina o número de profissionais necessários. Quanto mais sofisticado, mais elaborado o cardápio e maior quantidade de convidados, será relativamente maior o número de profissionais a serem contratados o que onera muito o serviço do buffet.
Local da festa
O local da festa além de confortável e elegante deve ter boa ventilação, copa e cozinha, local apropriado e facilidade de estacionamento e principalmente que tenha capacidade para abrigar todos os convidados além de banheiros em número suficiente para a quantidade de convidados. Em geral calcula-se o mínimo de 1 banheiro para cada 60 pessoas, que devem estar em boas condições e uso.
É importante determinar o horário de início e final da festa, além de incluir a disponibilidade para montagem e desmontagem do salão. Também deve-se verificar tomadas, lâmpadas, voltagem, saída de emergência e eliminar qualquer situação que represente algum risco de acidentes. O responsável pelo som deve ser apresentado ao responsável pelo local, assim eles podem chegar a um entendimento, sem interferência dos noivos. Selecionadas as músicas, é recomendável discutir também sobre o volume permitido no local.
Nem todos os locais tem disponíveis mesas e cadeiras, nesse caso, deve-se alugar mesas e cadeiras e confirmar o horário de entrega e retirada do mobiliário. O salão de festas deve ter capacidade suficiente para a quantidade de mesas, área de circulação e pista de dança. Em geral uma mesa de 1.40 de diâmetro acomoda 10 cadeiras, sendo necessário acrescentar 1 metro entre as mesas. Não sendo possível mesa e cadeira para todos os convidados, o local deve ter pufs e para atender os excedentes da mesa ou cadeiras avulsas. Os noivos e seus pais, convidados de honra, padrinhos, integrantes do som ou banda, pessoal de filmagem, fotos e cerimonial, devem ter mesas previamente reservadas.
Decoração
A decoração deve privilegiar a harmonia com o local. O arranjo do centro da mesa não deve atrapalhar a visão e a comunicação entre os convidados. Se houver um tema ou cores escolhidas, todos os preparativos, como as cores das toalhas, arranjos, pufs e sofás, devem recair sobre a cor e temas escolhidos.
Ao contratar qualquer serviço é importante que se faça um contrato por escrito, detalhando todo o serviço contratado. Alguns salões oferecem o serviço de buffet, em outros é necessário contratar à parte. Nesse caso, os responsáveis pelo local e pelo buffet devem interagir de forma a trabalharem juntos. Deve-se esclarecer previamente quem será responsável pela limpeza do local e pelo mobiliário, antes e depois da recepção, bem como será feita essa limpeza.
Fonte: http://gestaodenegocioseeventos.blogspot.com