No trabalho, enviar e-mails é uma atividade tão corriqueira que muita gente acaba se esquecendo de algumas regras básicas da comunicação empresarial. E comete erros que, embora banais, podem comprometer a eficiência e a imagem profissional de quem envia.
Para quem está habituado à rapidez e informalidade das redes sociais, um dos maiores problemas no e-mail corporativo pode ser a confusão sobre o tipo de linguagem a ser empregada.
“As mensagens corporativas estão começando a se tornar mais informais, no entanto, todo profissional deve se policiar. O e-mail de trabalho é, acima de tudo, um documento enviado em nome da empresa”, explica Sylvia Inácio da Costa, professora de Gestão de RH da Universidade Anhembi Morumbi.
Mas o que realmente pesa na hora de enviar um e-mail corporativo? A seguir, especialistas em carreira e recursos humanos apontam as principais falhas detectadas no dia a dia das empresas e dão dicas de como escrever mensagens de maneira correta e eficiente.
1. Descuidar da escrita
Os erros de português destacam-se entre os principais problemas dos e-mails corporativos. Erros de ortografia e digitação depõem contra o profissional e a empresa. Portanto, tenha o apoio de um corretor ortográfico e sempre releia o que foi escrito antes de enviar. Também é importante evitar as palavras escritas em maiúsculas (com a tecla “caps lock” acionada) ou o excesso de palavras em negrito, que podem transmitir um tom de agressividade à mensagem.
2. Usar e-mail da empresa para mensagens pessoais
Evite bater papo com amigos e familiares, replicar correntes criadas na internet, resolver assuntos particulares… O e-mail da empresa não foi criado para esse fim, conforme declara a diretora de comunicação da ABRH (Associação Brasileira de Recursos Humanos), Heloísa Machado: “Fique atento, pois a maioria das redes corporativas é monitorada. Assim, muitas das suas informações pessoais poderão ser conhecidas pela empresa”.
3. Escrever textos muito longos
Na correria diária, as pessoas não têm tempo para ler textos muito extensos ou que precisem ser interpretados. O e-mail precisa ser claro, conciso e objetivo. Textos com mais do que três parágrafos causam má impressão. Se o assunto é extenso, fale pessoalmente e use o e-mail para formalizar o que foi dito. Para Bernardo Leite, psicólogo especializado em Administração de Empresas e professor convidado da PEC-FGV (Programa de Educação Continuada para executivos da Fundação Getúlio Vargas), ao enviar textos muito longos, seu e-mail poderá cair no lixo eletrônico e você correrá o risco de ser taxado como prolixo”.
4. Copiar pessoas sem necessidade
A enxurrada de e-mails recebidos todos os dias ganha um volume ainda maior por conta das mensagens disparadas desnecessariamente. Por isso, antes de clicar em “enviar”, verifique quem está copiado. Para a professora Sylvia, quase sempre os e-mails com muita gente em cópia tomam o efeito cascata: “Começam a pipocar respostas atrás de respostas na caixa de entrada, muitas vezes, sem utilidade alguma para pessoas que estão recebendo”.
5. Responder por impulso
Em uma troca de e-mails podem ocorrer discussões acaloradas. Discordar de algum ponto de vista e responder sem pensar a um colega de trabalho, por exemplo, pode prejudicar a sua imagem. Em situações extremas, provoca a perda do emprego. “O e-mail corporativo deve ser usado com maturidade”, declara Ricardo Ribas, gerente da empresa de recrutamento Page Personnel. Diante de situações conflituosas, a regra é: jamais responda a um e-mail de cabeça quente. Acalme-se e, depois, escreva de forma profissional.
6. Evite a informalidade
Especialmente nos e-mails enviados a profissionais que você não conhece, use um tom cortês. Lembre-se de que as pessoas criam uma imagem do remetente de acordo com o que está registrado na mensagem. No ambiente corporativo, a elegância sempre deve nortear as relações. “Ao final do e-mail, sempre coloque o nome e sobrenome, função, telefone de contato e nome da empresa em que trabalha”, afirma a professora da Anhembi Morumbi.
7. Sempre responda aos e-mails
Existem profissionais que se envolvem em tantas tarefas e projetos que não dão conta de responder aos e-mails recebidos diariamente. Mas, ainda que demore para dar atenção a determinados assuntos, ao menos aponte o recebimento da mensagem e informe que será respondida com mais atenção posteriormente. Esse é um sinal de consideração com os colegas.
Fonte: http://mulher.uol.com.br/comportamento