Dicas de como conseguir parceiros em eventos


Organizar encontros empresariais é extremamente vantajoso para os negócios. Os benefícios são muitos: consolidar o relacionamento com clientes, promover networking e fortalecer a imagem da empresa.
Assim, para garantir bons resultados e o alcance de metas, muitas instituições têm a intenção de conseguir parceiros em eventos para que sua execução seja realmente produtiva.
Contar com parceiros é interessante não somente para mitigar custos e esforços no planejamento, mas também para potencializar a atração do público interessado e expositores. Afinal, para ter um evento lotado, nem sempre uma divulgação forte é tudo.
Nesse sentido, ter outras empresas ao seu lado é uma iniciativa que vale a pena para ter encontros de qualidade que cumpram seus objetivos. No entanto, para que essa colaboração seja um sucesso, é muito importante estabelecer diretrizes e escolher criteriosamente as marcas envolvidas para bons contratos.
Pensando nisso, separamos 6 dicas para você selecionar os parceiros ideais para seu próximo evento corporativo. Continue a leitura para saber mais!
1. Analise a estrutura do evento
Tenha em mente todos os elementos que farão parte da estrutura do evento. Mapeie processos, fornecedores contratados, número de convidados esperado, entre outros detalhes. Essa diagramação é essencial para criar um plano de ação efetivo e combinar cada etapa com seus parceiros, ou seja, definir responsabilidades e entender quais são as tarefas de cada parte.
Nesse caminho, o intuito é que os envolvidos entendam como devem trabalhar para gerar os resultados estimados e evitar erros ou desentendimentos. Sendo assim, faça reuniões e registre todas as informações que forem acordadas, como:
responsabilidades e incumbências de cada um;
decisões que serão tomadas em conjunto ou o quanto de autonomia caberá aos parceiros;
divisão de lucros e custos;
metas da parceria e como os resultados serão mensurados.
Nesse ponto, vale notar que é importante fazer uma avaliação de riscos e desenhar todos os cenários possíveis. Esse diagnóstico vai nortear as ações tomadas e também ajudar as empresas a fazer os ajustes e correções ao longo do processo.
2. Escolha os parceiros mais adequados com o tipo de evento
Na hora de conseguir parceiros em eventos, uma boa ideia é recorrer à análise SWOT — que mede Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças de um plano de ação.
Com esse estudo, faça um benchmarking e dê prioridade para aliados que sejam complementares, ou seja, que dominem temas sobre os quais você não é um especialista. Eles vão suprir lacunas e tornar o encontro ainda mais relevante, completo e marcante para os convidados.
Ainda opte por empresas parceiras que tenham afinidade com seu negócio, que partilhe dos mesmos objetivos e princípios éticos e com o tipo de evento que você está promovendo.
Por exemplo, se sua instituição está organizando uma conferência sobre turismo de negócios, busque associados dentro desse nicho que partilhem do mesmo público-alvo e que não sejam concorrentes, mas que trabalhem com soluções suplementares.
Por fim, lembre-se de checar o histórico e a reputação de cada marca, uma vez que, atuando em conjunto, a imagem da sua empresa estará ligada a ela.
3. Divida responsabilidades
Trabalhar em conjunto implica delegar certas atribuições e abrir mão do controle de tudo, o que é difícil para certos gestores. Dessa forma, para conseguir parceiros em eventos, é imprescindível fazer a análise que abordamos no tópico anterior.
No fim das contas, você precisa se sentir confortável e confiar nos parceiros escolhidos, pois confiará a eles parte da produção do conteúdo e estrutura do seu evento.
Logo, dedique tempo à escolha, mantenha uma comunicação afiada e eficaz e divida tarefas para que cada um explore ao máximo seu potencial.
4. Busque patrocínio
Sua empresa pode entrar em contato com outras que estejam compatíveis e alinhadas com seu negócio e propor que elas se tornem patrocinadoras.
Elas se beneficiam com a promoção da marca no evento e, em troca, sua instituição também sai ganhando, pois essa é uma boa maneira de atrair mais participantes que sejam clientes ou admiradores desses parceiros. Além disso, essa manobra é eficaz para mitigar e diluir custos. ​
5. Estruture a divulgação do evento
Inclua, no documento que aborda o mapeamento e detalhes do evento, informações sobre como será feita a divulgação, garantindo que seus parceiros vão ajudar sua empresa nessa tarefa e que farão isso da forma correta.
Cada instituição pode ter autonomia nesse processo ou vocês podem elaborar um manual de promoção, para que o trabalho seja mais alinhado e funcional, o que é uma escolha mais acertada.
Discuta pontos importantes como material de comunicação e meios de divulgação — redes sociais, newsletters, hot sites, anúncios, entre outros. Quanto mais bem planejado for o projeto de propaganda, maiores serão as chances de atrair um público expressivo para o evento.
6. Monte uma boa proposta e um mídia kit
Tanto para conseguir parceiros em eventos como patrocinadores você precisará submeter uma boa proposta que fale mais do seu evento e dos seus objetivos. Nessa apresentação, explique objetivamente elementos como:
foco do evento;
formato;
dia, local e horário;
serviços agregados (buffet, segurança, tecnologia etc);
público-alvo e número estimado de participantes;
proposta de patrocínio (se for o caso);
plano inicial de publicidade;
sobretudo, os benefícios que serão gerados caso a empresa aceite a parceria.
Com esse tipo de exposição, um futuro parceiro tem todas as informações básicas sobre o encontro e pode decidir se formar uma aliança será algo bom para o seu negócio. Por isso, é tão importante caprichar nessa proposta, passar credibilidade e ressaltar as vantagens de associar-se ao seu evento.
Não deixe de investir em um design claro, elegante e profissional, bem como em um conteúdo relevante. No mais, se sua empresa tiver realizado encontros empresariais anteriormente, um bom mídia kit pode ser decisivo para ajudar a conseguir parceiros em eventos.
Esse documento mostra outros eventos que sua instituição já fez e os resultados. Cabe notar que, nesse quesito, deve-se sublinhar dados positivos, que vão funcionar como instrumento para surpreender e convencer os possíveis aliados. Você pode adicionar referências como:
quantidade de participantes;
feedback do público;
menções importantes nos meios de comunicação e mídia espontânea gerada;
engajamento dos convidados(online e offline antes, durante e pós-evento);
matérias publicadas.
Conseguir parceiros em eventos é uma empreitada válida para otimizar o planejamento e produção de conferências e reuniões corporativas, além de colaborar para redução de custos e melhorar na divulgação e atração do público.
Com bons aliados, que devem ser escolhidos com muito critério, você será capaz de potencializar o retorno desses encontros e a experiência do cliente, alcançando resultados e ganhos que sua empresa talvez não conseguiria se estivesse sozinha.
Fonte: www.copastur.com.br

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